RedaktionVielleicht hat die Covid19-Pandemie einige Personalchefs wachgerüttelt: Während die Kollegen aus Einkauf, Produktentwicklung, Vertriebssteuerung und Rechnungswesen im Homeoffice nahezu komplett arbeitsfähig waren, brauchte HR den Zugriff auf Papierakten. Dass die Digitalisierung von Personalakten in vielen Unternehmen noch nicht so weit fortgeschritten ist, hat auch mit Datenschutz zu tun. Corona könnte die Sichtweise verändern und die Umstellung beschleunigen.
Handfeste Vorteile auch mit kleinen Schritten
Es muss nicht gleich eine große Lösung sein, in der Gehaltsabrechnung, Arbeitszeiterfassung, Personalakte und Bewerbermanagement auf einer digitalen HR-Plattform zusammengeführt werden. Gerade für kleine Unternehmen reicht ein bescheidener Start der Digitalisierung, um erste Vorteile zu generieren. Dabei lassen sich auch zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. So haben Anbieter von Arbeitsschutzsoftware oft eine integrierte Mitarbeiterverwaltung, um zum Beispiel Sicherheitsunterweisungen der Belegschaft gegenüber den Arbeitsschutzbehörden nachweisen zu können. Um eine Unterweisungsquote von 100 % zu erhalten, müssen Langzeitkranke, Mitarbeitende in Elternzeit und ähnliche ruhenden Arbeitsverhältnisse erkannt werden. Damit ist ein Teil der Personalinformationen schon digital gespeichert. Über entsprechende Schnittstellen können Routineaufgaben des Personalmanagements effektiver erledigt werden. Dadurch lassen sich entweder Kosten sparen oder die Personaler wenden sich qualitätssteigernden Aufgaben zu, etwa in strategischen Themen wie demografischer Wandel und Wissenstransfer.
Große Lösungen gut vorbereiten
Umfassendere Umstellungen sollten projekthaft abgewickelt werden, weil die Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit sehr groß sind und damit den Ressourcenverbrauch in die Höhe treiben. Hat das Unternehmen Kompetenz in agilem Projektmanagement, bietet sich ein solches Vorgehen an. Nach Ausarbeitung eines Berechtigungskonzepts, das Einsichtsbeschränkungen auf den Führungsebenen realisiert und Zugriffe protokolliert, können Personalstammdaten bereits in digitaler erfasst oder aus einem Altsystem migriert werden. Dabei muss der erste Schritt bereits so geplant sein, dass sich später weitere Rollen problemlos hinzufügen lassen. Das könnte zum Beispiel so aussehen, dass das Konzept zunächst um Zugriffsrechte für die Mitarbeiter selbst und für die Mitbestimmungsgremien erweitert wird. In einer weiteren Ausbaustufe besteht die Möglichkeit, bei internen Stellenausschreibungen die digitale Personalakte gezielt für die Beteiligten am Bewerbungsprozess freizuschalten.
Das Ende der Papierakte
Bis hierhin werden die meisten Unterlagen immer noch in physischen Akten schlummern. Sie zu scannen, übersteigt die Möglichkeiten der meisten Unternehmen. Deshalb gibt es hierauf spezialisierte Dienstleister, die natürlich gewisse Kriterien hinsichtlich Vertraulichkeit erfüllen müssen. Da das Scannen je nach Anbieter mit bis zu zwanzig Cent pro Seite zu Buche schlagen kann, sollte zuvor eine interne Bereinigung der Papierakten stattfinden. Nehmen Sie dabei auch eine Sortierung nach Rubriken vor. So werden zum Beispiel Dokumente zu Gehalt, Sozialversicherung, Arbeitszeit, Beförderungen, Weiterbildungen usw. in der digitalen Akte gleich sauber getrennt. Der zusätzliche Aufwand lohnt, weil die Mitarbeiter im Personalbereich dauerhaft viel Zeit sparen werden. Neue Dokumente werden sofort digital eingereicht und über ein Ticketsystem klassifiziert. Da heute viele Menschen ein Smartphone mit leistungsfähiger Kamera besitzen, wird so eine Neuerung durchweg sehr positiv aufgenommen.
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