Redaktion„Schuster, bleib bei deinen Leisten“ – Wussten Sie, dass diese Redensart über 2000 Jahre alt ist? Sie wird dem Maler Apelles zugeschrieben, der sich darüber ärgerte, dass ein Schuster an einem seiner Bilder zunächst (zu Recht) die Darstellung eines Schuhs kritisierte, sich dann aber auch kritisch über die gemalten Beine des Modells äußerte. Heute würde man dem Schuhmacher wahrscheinlich empfehlen, sich auf seine Kernkompetenzen zu besinnen. Das dürfte auch wirtschaftliche die beste Entscheidung sein. Handwerkersoftware bietet eine gute Chance, ihn von Dingen zu entlasten, die einfach nur Zeitfresser und lästige Pflicht sind.
Automatisierung von Geschäftsprozessen
Die gemeinsame Überschrift der verschiedenen Software-Lösungen für Handwerksbetriebe ist das Ablösen manueller Geschäftsvorfälle durch digitale Prozesse. Das lohnt sich immer dort, wo gleichartige Tätigkeiten immer wieder anfallen und unnötig viel Personalkapazität binden. Beispiele hierfür sind etwa:
- Pflege der Kundendatenbank
- Angebotserstellung, Auftragsbestätigung und Terminvergabe
- Rechnungsstellung, Inkasso und Mahnwesen
- Lagerhaltung und Großhandels-Einkauf
- Arbeitszeiterfassung, Lohn- und Reisekostenabrechnung
Sicher gibt es für viele dieser Aufgaben Spezialprogramme. Im Einzelfall mögen sogar Office-Anwendungen wie Microsoft Word oder Excel ausreichend sein. Aber jeder, der etwas von Handwerksbetrieben versteht, wird die Abhängigkeiten zwischen den oben beispielhaft aufgezählten Punkten erkennen – zwischen Angebot und Einkauf, zwischen Arbeitszeit und Rechnung und viele mehr. Ein Wechsel zwischen verschiedenen Programmen ist nicht nur ineffizient, weil Daten manuell übernommen werden müssen, sondern auch eine gravierende Fehlerquelle. Eine umfassende Handwerkersoftware erledigt alles unter einer einheitlichen Oberfläche. Dahinter verbergen sich unterschiedliche und separat zu lizenzierende Module, aber das Front End Tool ist aus einem Guss, damit leicht zu erlernen, und Inkonsistenzen zwischen den verschiedenen Datentöpfen sind ausgeschlossen.
Schnittstellen beachten
Bei der Auswahl des IT-Anbieters sollte der Handwerksbetrieb darauf achten, was bereits vorhanden ist und nicht durch die neue Software abgelöst werden soll. Das kann zum Beispiel das E-Mail-Programm sein – hier braucht die Handwerkersoftware das Rad nicht neu zu erfinden, sondern kann Angebote oder Rechnungen einfach als Dateianhang im Format PDF an Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes oder dergleichen übergeben. Die Software für die Steuererklärung wird in der Regel vom Steuerberater vorgegeben – hier sollte eine entsprechende Schnittstelle vorhanden sein. Idealerweise gibt es auch eine Anbindung zum Online-Banking und an das Shop-System des Großhändlers.
Lizenzgebühren abhängig von der Zahl der Installationen
Handwerkersoftware wird üblicherweise nicht gekauft, sondern monatlich bezahlt. Damit sichert sich der Lizenznehmer zugleich regelmäßige Updates, die auch gesetzliche Änderungen berücksichtigen (Steuersätze, Sozialversicherungsbeiträge, Anforderungen an Rechnungen usw.). Die Lizenzkosten sind abhängig vom Leistungsumfang, aber auch von der Zahl der Arbeitsplätze, an denen das Programm installiert ist. Ist eine Nutzung über einen Webbrowser oder per App auf Mobilgeräten vorgesehen, richten sich die Gebühren nach der Zahl der berechtigten Nutzer. Billig ist dabei nicht immer preiswert: Achten Sie zum Beispiel darauf, ob es einen Installationsservice gibt (einschließlich Einrichten der Schnittstellen), ob ein Support verfügbar ist und ob dieser ggf. nur über eine kostenpflichtige Hotline zu erreichen ist, und ob Schulungen für die Benutzer in Präsenz oder per Webinar im Preis enthalten sind.
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